Email là một trong những phương tiện trao đổi thông tin được mọi người sử dụng phổ biến nhất hiện nay, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về email. Vậy email là gì? Vì sao nó lại được ưa chuộng nhiều đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu những thông tin cần biết về email.
- Thẻ tín dụng là gì? Những sai lầm khi dùng thẻ tín dụng khiến bạn 'thủng ví'
- KPI là gì? Tại sao lại dùng để 'phân định' sự thành công?
Email là gì?
Email là tên viết tắt của cụm từ "electronic mail" có nghĩa là thư điện tử. Cũng như một bức thư thông thường, email dùng để trao đổi thông tin từ người gửi đến người nhận nhưng thay vì được gửi qua bưu điện như thư giấy, email được gửi trực tiếp qua mạng internet.
Người gửi và người nhận bắt buộc phải có địa chỉ riêng (địa chỉ này là duy nhất) để tiến hành gửi và nhận thư. Khi sử dụng email, các thông điệp sẽ được lưu trữ ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.
Email là thư điện tử dùng để trao đổi thông tin thông qua mạng internet.
Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm thập niên 60 và hoạt động trên các mẫu máy tính nhưng chỉ sử dụng rất hạn chế.
Đến năm 1971, email đầu tiên được gửi thành công bởi Ray Tomlinson. Tomlinson đã gửi email cho chính mình dưới dạng thư điện tử thử nghiệm có chứa nội dung "giống như QWERTYUIOP - hàng đầu tiên của bàn phím máy tính". Mặc dù đã gửi email cho chính mình, nhưng bức thư đó vẫn được truyền qua ARPANET - mạng kiểu WAN.
Năm 1996, thư điện tử bắt đầu được sử dụng phổ biến hơn thư bưu chính thông thường. Từ đó đến nay, email đã trở thành một phương tiện liên lạc online chủ yếu của mọi người.
Cấu trúc cơ bản của một địa chỉ email gồm 2 phần:
Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: Hoangngocminh@yahoo.com thì hoangngocminh là phần tên hộp thư.
Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com.
Ngày nay, email có tốc độ gửi - nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.
Có thể nói, email là một trong những bước phát minh cực kỳ quan trọng của nhân loại và nhanh chóng mang đến một sự thay đổi lớn cho thế giới.
Những tiện ích và hạn chế khi sử dụng email
Từ khi ra đời đến nay, email mang đến nhiều lợi ích cho người dùng:
Đầu tiên phải nhắc đến là tốc độ nhận - gửi thư siêu nhanh, dễ dàng. Trước đây, việc chuyển và nhận thư giấy theo cách truyền thống rất tốn kém về thời gian, bạn phải đợi vài ngày có khi vài tuần mới nhận được thư nếu khoảng cách địa lý xa. Nhưng với email, một phương tiện truyền thông tin siêu nhanh, chỉ cần một thao tác nhấp chuột, bạn sẽ gửi hoặc nhận được thư chưa đầy 1 phút. Do vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Email có tốc độ gửi thư nhanh chóng và dễ dàng.
Thứ hai là tiết kiệm chi phí. Khi gửi thư thông thường, bạn phải trả phí mua tem để sử dụng dịch vụ đồng thời mất phí chuyển phát. Ngược lại với email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và hoàn toàn miễn phí.
Thứ ba, nhận - gửi thư mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể nhận hoặc gửi thư bất cứ khi nào, bất kỳ nơi đâu chỉ cần bạn muốn. Chỉ cần với một chiếc smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.
Thứ tư, chứa nhiều dạng thông tin khác nhau. Email không chỉ chứa văn bản đơn thuần, nó còn có thể chia sẻ các hình ảnh, âm thanh, video… rất sống động bằng cách đính kèm trong email bạn gửi đi.
Cuối cùng là thân thiện với môi trường: Gửi email không cần sử dụng giấy, bìa cứng, băng keo,… giúp hạn chế lãng phí và gây ô nhiễm môi trường với giấy rác.
Email mang đến nhiều tiện lợi cho người dùng nhưng bên cạnh đó nó vẫn tồn tại một số vấn đề nhất định.
Một trong những điều đáng quan ngại nhất là thư rác (spam email) cũng như các email quảng cáo (advertisement mail). Hàng trăm email rác đến cùng lúc có thể khiến bạn bỏ lỡ những email quan trọng và có thể làm phiền đến bạn.
Khi sử dụng email người dùng có thể bị làm phiền bởi thư rác.
Thế nhưng đây cũng chỉ là một phần hạn chế nhỏ của email. Bạn không cần phải lo lắng vì nhà cung cấp đã đưa ra những bộ lọc tinh vi giúp bạn tự động loại bỏ những thư đến không mong muốn. Chỉ cần thực hiện theo đúng cách thức thì thư rác sẽ không thể làm phiền bạn.
Các dạng email phổ biến
Email được chia làm 2 dạng phổ biến là email cá nhân và email doanh nghiệp.
Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân.
Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại email này được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và cung cấp cho các nhân viên. Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp có độ bảo mật khá cao và không bị spam. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó. Đặc biệt là email doanh nghiệp cần trả phí.
Cách sử dụng Email như thế nào?
Để sử dụng được email, điều đơn giản đầu tiên, bạn và người nhận mà bạn muốn gửi thư cần có một địa chỉ email hay nói cách khác là để trao đổi email, bạn cần có một tài khoản. Bạn có thể đăng ký các dịch vụ email miễn phí được ưu chuộng nhất hiện nay là: Gmail, Yahoo! Mail hoặc Outlook,… Trong đó:
Email đăng ký tại Gmail sẽ có dạng: Yourname@gmail.com.
Email đăng ký tại Yahoo! Mail sẽ có dạng: Yourname@yahoo.com.
Email đăng ý tại Outlook sẽ có dạng: Youtname@outlook.com.
Các dịch vụ email miễn phí được ưu chuộng nhất hiện nay.
Sau khi tạo thành công một tài khoản email, bạn có thể bắt đầu gửi thư cho những người bạn hoặc đồng nghiệp của mình, thật đơn giản và tiện lợi phải không nào.
